12 REGRAS PARA UMA REUNIÃO SUTENTÁVEL

12 regras para uma reunião sustentável

 

Depois vou tirar algum trechinho do “Odeio Reuniões” para contrapor essa listinha útil.

1. TO MEET OR NOT TO MEET? – Tenha certeza de que a reunião é extremamente necessária. Veja se pode ser trocada por um e-mail quando não é necessária uma decisão coletiva, quando não existem tarefas a serem divididas ou validações para fazer.

2. DEFINA O OBJETIVO – Defina o escopo da reunião, selecione os participantes em função do objetivo, mande antes o material considerado leitura necessária.

3. PREPARE A AGENDA – Estabelecer os argumentos e o tempo que será assignado para cada ponto. Envie uma agenda antes da reunião aos participantes com a pauta da mesma.

4. USE O OUTLOOK – Com ele você pode acessar a agenda de todos afim de escolher um horário apropriado.

5. ARRUME O AMBIENTE – Garanta que tudo está ok bem antes de começar, canetas, folhas, projetor, etc.

6. CONFIRME OS PARTICIPANTES – No dia anterior ou horas antes mande uma nota relembrando a reunião.

7. DEFINA O LÍDER – É importante a figura de um facilitador para controlar a amplitude da discussão e introduzir a agenda, tirar as conclusões, distribuir tarefas,

8. COMECE NO HORÁRIO – 5 minutos de atraso no máximo para reler algo, conhecer alguém. Celulares desligados.

9. MANTENHA A LINHA DE RACIOCÍNIO – Não fuja do escopo da reunião e controle o tempo. Se algo muito importante estiver em pauta e que deve ser continuado, reordene as prioridades.

10. PROVOQUE – Encoraje os participantes a ter um papel ativo. Frases como “Me ajude entender melhor” ou “Me explique um pouco mais”.

11. TRANSFORME PALAVRAS EM AÇÕES – Os últimos 10 minutos são dedicados para a definição dos próximos passos. De preferência não deixando o próximo passo ser uma próxima reunião para discutir pontos pendentes.

12. MANDE UM SUMÁRIO – Designe uma pessoa que faça um resumo da reunião e envie a todos os participantes uma recapitulação dos assuntos mais importantes que foram discutidos em até 24 horas depois da reunião.

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